مدل سازی فرآیند کسب و کار مفهوم جدیدی نیست. با این حال، زمانی که به طور موثر اجرا شود می تواند به بهینه سازی فرآیند کسب و کار و شناسایی هر گونه چالش در سیستم های مستقر شما کمک کند. مدلسازی فرآیند کسب‌وکار به شما این فرصت را می‌دهد که تمام مراحل فرآیند کسب‌وکار خود را ترسیم کنید، و به شما یک مرجع بصری می‌دهد تا بتوانید جریان‌های کاری را بهتر درک، تجزیه و تحلیل و بهبود بخشید.
جیمز پراکتور در مقاله سفید خود با عنوان «10 تصور اشتباه خطرناک در مورد انتقاد از نقشه‌برداری و تحلیل وضعیت فعلی» تعدادی از تصورات نادرست در مورد مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار را از بین می‌برد، مانند «[ما قبلاً می‌دانیم چه می‌کنیم، بیایید به آنچه نیاز داریم بگذریم». رو به جلو انجام دهید - بنابراین نیازی به نقشه برداری و تجزیه و تحلیل فرآیندهای موجود نیست. او توضیح می‌دهد که مدلسازی فرآیند کسب‌وکار باید با پاسخ دادن به پنج سؤال آغاز شود که چارچوبی برای شروع فکر کردن در مورد نحوه انجام کسب‌وکار فراهم می‌کند.
این سوالات عبارتند از:
- در حال حاضر مشغول چه کاری هستید؟
- در حال حاضر چه کاری انجام می دهید که نیازی به آن نیست؟
- در حال حاضر چه کاری انجام می دهید که بتوان آن را بهبود بخشید؟
- چه کاری را انجام نمی دهید که می دانید باید انجام دهید؟
- چه کاری را انجام نمی دهید که نمی دانید باید انجام دهید؟
وقتی نوبت به توصیف کارهایی که کسب و کار شما انجام می دهد می رسد، احتمالاً می توانید آن را در چند جمله خلاصه کنید. با این حال، واقعیت این است که تنها با همکاری تیم شما برای انجام یک سری وظایف متوالی، به منظور ایجاد یک نتیجه نهایی، می‌تواند به هدف خود دست یابد. مدلسازی فرآیند کسب‌وکار به شما این امکان را می‌دهد که همه این مراحل را در یک نمایش بصری ترسیم کنید تا بتوانید گردش کار یا فرآیند را بهتر درک، تجزیه و تحلیل و بهبود بخشید.
اساساً، مدلسازی فرآیند کسب‌وکار شامل شناسایی، تعریف و نمایش یک فرآیند به طور کامل است تا به ارتباط آن فرآیند کمک کند. همچنین دارای مزایای زیر است:
- به شما امکان می دهد کارهای اضافی را شناسایی کرده و آنها را حذف کنید
- می‌توانید گلوگاه‌ها را در فرآیند شناسایی کنید و با از بین بردن آنها، کارایی فرآیند را بهبود ببخشید
- فرآیندهای کارآمد می توانند به طور یکسان تکرار شوند، حتی زمانی که یک کارمند جدید باید آن قسمت از فرآیند را انجام دهد
چندین تکنیک در مدل سازی فرآیند کسب و کار وجود دارد:
1. نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN)
نماد مدل سازی فرآیند تجاری (BPMN) از نمادهایی تشکیل شده است که به عنوان بازنمایی وظایف و گردش کار استفاده می شود. هر نمادی را می توان در فرایند تجاری شما استفاده کرد ، اما استفاده از موارد استاندارد به شما امکان می دهد تا با تحلیلگران خارجی راحت تر همکاری کنید و این باعث می شود که شما مجبور شوید زبان بصری خود را اختراع کنید.
نمادهای BPMN در دسته های زیر قرار می گیرند:
2. نمودارهای یکپارچه مدل سازی
زبان مدل سازی یکپارچه (UML) یک رویکرد مدرن تر برای مدل سازی و فرآیندهای مستند سازی است. UML در ابتدا توسط توسعه دهندگان نرم افزار توسعه یافته است ، اما با موفقیت در مدل سازی فرآیند تجارت ، با رویکردی شی گرا تر به نوع 14 نمودار UML خود مورد استفاده قرار گرفته است.
3. تکنیک نمودار جریان
این یک نمایش گرافیکی از چیزی است که تولید یا تولید می شود ، که به افراد درگیر در پروژه یا یک نقطه مرجع واحد می پردازد. نمودارهای جریان از اشکال و فلش های اساسی برای تعریف روابط مانند فرآیندها ، تصمیمات یا داده ها استفاده می کنند.
4- نمودارهای جریان داده
نمودارهای جریان داده (DFD) نشان می دهد که چگونه داده ها از منابع خارجی ، نحوه حرکت داده ها در داخل سیستم و نحوه ذخیره داده ها وارد سیستم می شوند. نمادهای DFD کمی متفاوت است ، اما بیشتر مبتنی بر همان اصول است:
- مربعاینها موجودات خارجی را نشان می دهند ، که یا منبع داده یا مقصد هستند
- مستطیل های گرد. اینها فرآیندی را نشان می دهند که داده ها را به عنوان ورودی دریافت می کنند ، با آن در تعامل هستند و سپس یک خروجی تولید می کنند
- فلشاینها جریان داده ها را نشان می دهد ، چه به عنوان داده های الکترونیکی یا موارد فیزیکی
- مستطیل های باز. این نشان دهنده فروشگاه های داده است ، و شامل فروشگاه های الکترونیکی مانند پایگاه داده یا پرونده های XML و همچنین فروشگاه های فیزیکی مانند یا کابینت های تشکیل پرونده یا پشته کاغذ است
5- نمودارهای فعالیت نقش
نمودارهای فعالیت نقش (RAD) برای ترسیم نقش های نامشهود یا ایده های رفتاری که در شرکت مورد نظر هستند استفاده می شود. اینها اغلب می توانند کارکردی در مشاغل ، سیستم های موجود در فناوری اطلاعات یا نقش مشتری و تأمین کننده باشند. RAD ها به راحتی قابل خواندن و درک هستند و اغلب دیدگاه متفاوتی در مورد یک فرآیند ارائه می دهند ، که به پشتیبانی از ارتباط کمک می کند.
6. نمودارهای تعامل نقش
نمودارهای تعامل مدل های فرایند تجاری هستند که به صورت گرافیکی تعامل فرآیندهای مختلف با یکدیگر را در یک سیستم نشان می دهند. نمودارهای تعامل به دو شکل آمده است: نمودارهای توالی و نمودارهای همکاری. دو نوع نمودار تعامل وجود دارد که معمولاً برای ضبط جنبه های مختلف تعامل در یک سیستم استفاده می شود:
7. نمودارهای گانت
در اواخر قرن نوزدهم، نمودارهای گانت استاندارد طلایی بودند و اغلب مدل فرآیند کسب و کار برای شرکت‌هایی هستند که برای پروژه‌هایی با جدول زمانی مشخص آماده می‌شوند، یا دارای فرآیندهای حساس به زمان هستند که نیاز به ثبت و ردیابی دارند. نمودارهای گانت به افراد درگیر در بخش‌های مختلف یک فرآیند آسان می‌سازد تا ببینند چه زمانی قرار است کار را شروع کنند و چه زمانی هر کار باید کامل شود و بررسی کنند که آیا همه فرآیندهای فرعی طبق برنامه هستند یا خیر.
8. تعریف یکپارچه برای مدلسازی تابع
تعریف یکپارچه (IDEF) برای مدلسازی عملکرد زمانی که فعالیت‌های والدین منجر به نمودارهای فرزند می‌شوند نمایش داده می‌شود. 15 شکل IDEF وجود دارد و هر کدام به نوع متفاوتی از جریان برای توابع، اطلاعات، داده‌ها، طراحی مدل شبیه‌سازی، ضبط توضیحات فرآیند و غیره اشاره می‌کنند.
9. تورهای پتری رنگی
هنگامی که یک سیستم دارای فرآیندهای متعددی است که با یکدیگر تعامل و هماهنگی دارند، شبکه های پتری رنگی ایده آل هستند. این تکنیک مدل سازی برای طراحی، مشخص کردن، شبیه سازی و تایید سیستم ها استفاده می شود.
شبکه‌های پتری از این جهت منحصر به فرد هستند که می‌توانند هم یک حالت - مانند غیرفعال، ارسال نشده یا در انتظار - و هم یک عمل - مانند ارسال، دریافت یا انتقال را در یک نمودار نشان دهند. شبکه های رنگی از رنگ ها برای متمایز کردن نمادهای خود استفاده می کنند و از یک نمایش رسمی و ریاضی با نحو و معنایی کاملاً تعریف شده استفاده می کنند.
10. روش های شی گرا
روش شی‌گرای مدلسازی فرآیند کسب‌وکار چیزی بیش از مدلسازی با اشیاء است: این روش شامل ارسال پیام، کپسوله‌سازی (جایی که جزئیات داخلی پنهان است)، وراثت از کلاس به زیر کلاس و چندشکلی (که در آن رویه یکسان می‌تواند بر روی انواع داده‌های مختلف عمل کند) را در بر می‌گیرد.).
کدام تکنیک مدل سازی فرآیند کسب و کار را برای کسب و کار خود انتخاب می کنید؟یکی را بیابید که اطمینان حاصل کند که افراد درگیر در سیستم یا فرآیند وظایف خود را به شیوه ای سازگار و کارآمد انجام می دهند و نتیجه قابل پیش بینی و قابل اندازه گیری را تولید می کنند.
